Allgemeine Geschäftsbedingungen für Caltrix Start
Fassung 2026-11-03, Entwurf. Die rechtliche Prüfung dieser Fassung steht noch aus.
1. Geltungsbereich und Anbieter
(1) Diese Bedingungen gelten für Verträge über Caltrix Start zwischen der Caltrix Software UG (haftungsbeschränkt), Am Steeg 4, 65239 Hochheim am Main, eingetragen beim Amtsgericht Wiesbaden unter HRB 37080, vertreten durch den Geschäftsführer Patric Eid (nachfolgend „Anbieter“), und dem Unternehmen, das sich zu Caltrix Start anmeldet (nachfolgend „Kunde“).
(2) Caltrix Start richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.
(3) Für die übrigen Angebote des Anbieters gelten eigene Bedingungen und das jeweilige Angebot.
2. Vertragsschluss
(1) Mit der Anmeldung über das Formular des Anbieters bietet der Kunde an, einen Vertrag über Caltrix Start zu diesen Bedingungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Caltrix Start zu schließen. Wer die Anmeldung abschickt, bestätigt damit, dass er den Kunden dabei vertreten darf.
(2) Der Anbieter nimmt die Anmeldung an, indem er den Mandanten des Kunden bereitstellt und die erste Administration des Kunden dorthin einlädt, und zwar per E-Mail oder mit einem Link zur Einladung, den er dem Kunden auf anderem Weg übermittelt. Bereitgestellt ist der Mandant, sobald die Einladung versandt oder der Link erstellt ist (nachfolgend „Bereitstellung“), und damit kommt der Vertrag zustande. Ein Anspruch auf Annahme besteht nicht.
(3) Beide Texte kann der Kunde vor der Anmeldung lesen und speichern. Der Anbieter hält fest, welche Fassung dieser Bedingungen und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung der Kunde angenommen hat und zu welchem Zeitpunkt.
(4) Angenommen werden Anmeldungen von Unternehmen mit bis zu 99 Beschäftigten. Die Grenze gilt nur für die Anmeldung (Ziffer 6 Absatz 4).
3. Leistungsumfang
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Plattform Caltrix im Umfang von Caltrix Start als Software über das Internet bereit (Software as a Service). Caltrix Start umfasst die Personalverwaltung mit Personalakte, Vertrag und Gehaltshistorie, Berichtslinie, Anträgen, Urlaub und Abwesenheit, die Arbeitszeiterfassung, das Bewerbermanagement, den Austritt mit Fristen und Zeugnisentwurf, den internen Meldekanal nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und den Export an die Lohnabrechnung im Format von DATEV LODAS. Dazu kommen Lernpfade für die Einarbeitung je Rolle, die Wissensübergabe beim Austritt und die KI-Werkbank.
(2) Die KI-Werkbank arbeitet nur mit einem KI-Zugang, den der Kunde selbst bei einem Anbieter seiner Wahl einrichtet und bezahlt. Einen eigenen KI-Zugang stellt der Anbieter nicht.
(3) Zubuchbar ist Pay in der Fassung für Caltrix Start: die Angabe des Entgelts in der Stellenausschreibung, die Entgeltauskunft, die Seite „Mein Entgelt“ und Gehaltsbänder. Ein Entgeltbericht gehört nicht dazu.
(4) Nicht enthalten sind insbesondere Veranstaltungen, Schulungen und Mentoring als eigene Produkte, der Kurs-Baukasten, die Analytik, Anbindungen an Personal- und Lohnsysteme des Kunden, SCIM, Gast- und Preboarding-Zugänge, eine Einrichtung durch den Anbieter und enthaltene Beratungstage.
(5) Der Anbieter entwickelt die Plattform fort und darf dabei Funktionen ändern, soweit der Umfang nach Absatz 1 und 3 nicht wesentlich eingeschränkt wird. Leistungsbeschreibungen auf caltrix.de sind keine Beschaffenheitsgarantie.
4. Betrieb
(1) Caltrix Start läuft auf einer Installation des Anbieters, die sich mehrere Kunden teilen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Jeder Kunde hat darin eine eigene Datenbank. Betrieben wird im Standard-Service: Der Anbieter spielt neue Fassungen der Plattform nach seinem eigenen Plan ein und kündigt Wartungsarbeiten an, soweit das zumutbar ist, und legt sie nach Möglichkeit in Zeiten mit wenig Nutzung.
(2) Ein eigener Server und eine gesonderte Vereinbarung zum Betrieb, etwa zum Rhythmus der Updates, gehören nicht zu Caltrix Start. Eine eigene Absprache zum Betrieb setzt eine eigene Instanz voraus, und beides vereinbart der Anbieter nur nach einem Gespräch und in einem eigenen Vertrag.
(3) Der Kunde richtet Caltrix Start selbst ein und stützt sich dabei auf die Hilfe in der Anwendung.
5. Support und weitere Leistungen
(1) Im Preis von Caltrix Start ist kein Support enthalten. Anfragen nimmt der Anbieter über das Formular in der Anwendung entgegen. Eine Reaktionszeit oder eine Wiederherstellungszeit sagt er nicht zu.
(2) Mängel der Plattform beseitigt der Anbieter nach Ziffer 13 ohne gesonderte Vergütung. Hilfe darüber hinaus, etwa bei der Einrichtung, für eine Schulung oder bei der Verbindung zur Lohnabrechnung, ist Support und wird nur auf Bestellung des Kunden erbracht.
(3) Support-Stunden und Beratungstage kann der Kunde jederzeit bestellen. Berechnet werden die Sätze aus der Preisliste des Anbieters, die er dem Kunden vor der Bestellung in Textform nennt. Fällig wird die Vergütung dafür nach der Erbringung.
6. Preis und gezählte Personen
(1) Caltrix Start kostet 9,00 € je gezählter Person und Vertragsmonat (Ziffer 8 Absatz 1). Pay in der Fassung für Caltrix Start kostet zusätzlich 0,90 € je gezählter Person und Vertragsmonat. Pay wird für einen Vertragsmonat berechnet, wenn es an mindestens einem Tag darin zugebucht war. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Gezählt wird jede Person, die im Vertragsmonat an mindestens einem Tag beim Kunden beschäftigt war, und zwar unabhängig davon, ob sie einen Zugang zur Plattform hat. Wer austritt, zählt bis zu seinem letzten Arbeitstag. Bewerberinnen und Bewerber zählen nie. Grundlage ist der Bestand, den der Kunde in der Plattform führt, und seine Verwaltung sieht dort, wer gezählt ist.
(3) Berechnet werden mindestens zehn Personen, und das gilt auch für Pay. Ein Vertragsmonat kostet also mindestens 90,00 € für Caltrix Start und mit Pay zusätzlich mindestens 9,00 €.
(4) Steigt die Zahl der gezählten Personen über 99, läuft der Vertrag zu diesen Bedingungen weiter. Ein Wechsel in das übrige Angebot des Anbieters bleibt jederzeit möglich, und eine Einrichtungsgebühr fällt dafür nicht an.
(5) Eine Erhöhung der Preise kündigt der Anbieter mindestens sechs Monate vorher in Textform an.
7. Die ersten beiden Wochen
(1) Die ersten 14 Tage ab der Bereitstellung sind kostenlos, und zwar den Tag der Bereitstellung mitgezählt. Danach läuft der Vertrag ohne weiteres Zutun weiter, und die Vergütung fällt ab dem 15. Tag an (nachfolgend „Abrechnungsbeginn“).
(2) Der Kunde arbeitet schon in den ersten beiden Wochen mit echten Daten. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt deshalb vom ersten Tag an.
8. Rechnung und Zahlung
(1) Abgerechnet wird je Vertragsmonat. Der erste Vertragsmonat beginnt mit dem Abrechnungsbeginn und endet mit dem Tag vor demselben Kalendertag im Folgemonat, also etwa vom 17.11. bis zum 16.12. Die weiteren schließen sich im selben Takt an, jeweils vom Kalendertag des Abrechnungsbeginns aus gerechnet. Gibt es diesen Kalendertag in einem Monat nicht, beginnt der Vertragsmonat am letzten Tag dieses Monats.
(2) Jeder Vertragsmonat wird ganz berechnet und nicht anteilig. Die ersten 14 Tage nach Ziffer 7 gehören zu keinem Vertragsmonat und werden nicht berechnet.
(3) Der Anbieter stellt die Vergütung je Vertragsmonat nachträglich in Rechnung, und zwar nach der Zahl der Personen, die in diesem Vertragsmonat gezählt wurden. Die Rechnung kommt per E-Mail.
(4) Die Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug per Überweisung zu bezahlen.
(5) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen, soweit Ziffer 9 nichts anderes bestimmt.
9. Wenn die Zahlung ausbleibt
(1) Ist eine Rechnung 14 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels nicht bezahlt, darf der Anbieter den Mandanten auf Nur-Lesen stellen. Darauf weist er den Kunden vorher in Textform hin.
(2) Im Nur-Lesen bleibt der Zugang zum Mandanten erhalten, doch es lässt sich nichts mehr ändern. Die Verwaltung des Kunden kann weiterhin den vollständigen Export erstellen, und gelöscht wird in dieser Zeit nichts. Der Vertrag und die Pflicht zur Zahlung bestehen fort.
(3) Sobald die offene Zahlung eingeht, hebt der Anbieter das Nur-Lesen unverzüglich auf.
(4) Das Recht des Anbieters, den Vertrag bei fortdauerndem Zahlungsverzug aus wichtigem Grund zu kündigen, bleibt unberührt. Der Vertrag endet dann mit dem Tag, den die Kündigung nennt, und für die Zeit danach gilt Ziffer 10 Absatz 3.
10. Laufzeit, Kündigung und Vertragsende
(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und ist monatlich kündbar: Jede Partei kann ihn zum Ende des laufenden Vertragsmonats kündigen, und die Kündigung muss bis zu dessen letztem Tag zugehen. Geht eine Kündigung in den ersten 14 Tagen nach Ziffer 7 zu, endet der Vertrag mit deren Ablauf, und eine Vergütung fällt nicht an.
(2) Der Kunde kündigt in der Verwaltung des Mandanten unter „Abo und Rechnungen“ oder in Textform, wofür eine E-Mail genügt, und zwar an den Anbieter unter kontakt@caltrix.de. Die Verwaltung nennt vor der Kündigung den Tag, an dem der Vertrag endet. Bis zu diesem Tag kann der Kunde seine Kündigung in der Verwaltung zurücknehmen, auch eine in Textform erklärte, und der Vertrag läuft dann unverändert weiter. Danach lebt der Vertrag nur wieder auf, wenn beide Parteien das vereinbaren. Der Anbieter kündigt in Textform an die Adresse, die der Kunde bei der Anmeldung angegeben oder später mitgeteilt hat, und die Verwaltung zeigt seine Kündigung mit dem Tag an, an dem der Vertrag endet. Zurücknehmen kann sie nur der Anbieter. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, und der Vertrag endet dann mit dem Tag, den die Kündigung nennt.
(3) Mit dem Ende des Vertrags sperrt der Anbieter den Zugang zum Mandanten. Bis 30 Tage nach dem Vertragsende stellt er dem Kunden auf Anforderung den vollständigen Export bereit, mit jeder Tabelle als JSON und CSV samt Beschreibung und den abgelegten Dateien. Danach löscht er die Daten des Kunden binnen weiterer 30 Tage und bestätigt die Löschung auf Wunsch in Textform. Aus den Sicherungen verschwinden die Daten spätestens 14 Tage nach der Löschung. Einzelheiten regelt § 8 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
(4) Während der Laufzeit erstellt der Kunde den vollständigen Export jederzeit selbst in der Verwaltung.
11. Pflichten des Kunden und seine Inhalte
(1) Der Kunde benennt die Personen, die die Plattform nutzen dürfen, und verwaltet ihre Zugänge. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
(2) Der Kunde nutzt die Plattform nicht missbräuchlich. Insbesondere bringt er keine Schadsoftware ein, gefährdet die Sicherheit der Plattform nicht und belastet den Betrieb nicht über das übliche Maß hinaus, denn die Installation teilen sich mehrere Kunden.
(3) Für die Inhalte, die der Kunde einstellt oder verlinkt, und für die Rechte daran ist allein er verantwortlich. Der Anbieter prüft sie nicht auf Rechtmäßigkeit, Richtigkeit oder Aktualität. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die wegen einer Rechtsverletzung durch diese Inhalte gegen den Anbieter geltend gemacht werden, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.
12. Nutzungsrechte
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, die Plattform im Umfang von Caltrix Start für eigene Zwecke zu nutzen.
(2) An den Inhalten des Kunden erwirbt der Anbieter keine Rechte über das hinaus, was er zur Erfüllung des Vertrags braucht. Alle Rechte an der Plattform, ihrer Software und ihren Bestandteilen bleiben beim Anbieter oder seinen Lizenzgebern.
13. Gewährleistung
(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform während der Laufzeit im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung in Ziffer 3 entspricht. Eine weitergehende Beschaffenheit schuldet er nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist.
(2) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich und nachvollziehbar an, am besten über das Formular in der Anwendung. Der Anbieter leistet in angemessener Frist Nacherfüllung, indem er den Mangel beseitigt oder eine Umgehung bereitstellt. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen, soweit das gesetzlich zulässig ist.
14. Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Schäden aus Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, im Rahmen einer übernommenen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, wenn er eine wesentliche Vertragspflicht verletzt, also eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der bei einer ordnungsgemäßen und regelmäßigen Sicherung durch den Kunden, etwa über den Export nach Ziffer 10 Absatz 4, für die Wiederherstellung typischerweise nötig gewesen wäre. Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.
15. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
(1) Der Anbieter verarbeitet die personenbezogenen Daten, die der Kunde in die Plattform einträgt, in dessen Auftrag. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Caltrix Start, den die Parteien mit der Anmeldung schließen. Er geht diesen Bedingungen vor, soweit es um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht.
(2) Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland statt.
16. Vertraulichkeit
Die Parteien behandeln alle vertraulichen Informationen der anderen Partei, die ihnen bei der Zusammenarbeit bekannt werden, vertraulich und verwenden sie nur für Zwecke des Vertrags. Die Pflicht gilt für die Dauer des Vertrags und drei Jahre darüber hinaus. Gesetzliche Pflichten zur Offenlegung bleiben unberührt.
17. Referenznennung
Der Anbieter darf den Kunden nach vorheriger Abstimmung als Referenz mit Name und Logo nennen. Der Kunde kann dem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widersprechen.
18. Änderungen dieser Bedingungen
(1) Eine neue Fassung dieser Bedingungen trägt eine eigene Fassungsnummer. Der Anbieter bietet sie dem Kunden in Textform an, und sie gilt, sobald der Kunde sie annimmt, etwa in der Anwendung.
(2) Bis dahin gilt die Fassung weiter, die der Kunde angenommen hat. Nimmt er die neue Fassung nicht an, kann jede Partei den Vertrag nach Ziffer 10 kündigen.
(3) Preisänderungen richten sich allein nach Ziffer 6 Absatz 5.
19. Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
(2) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Erfordernisses.
(3) Ist eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam oder wird sie es, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam.